Заезд детей осуществляется организованно, согласно графику заездов детей утвержденному Департаментом социальной защиты Воронежской области в первой половине дня инспекторами КУ ВО «УСЗН» районов области по командировочным удостоверениям ОГУ «ВОЦУСОН» при обязательном медицинском сопровождении  транспортом  района.

           Приём детей в учреждение проводится по спискам  утвержденной формы при наличии определенных  документов:

• Выписки из амбулаторной карты (форма № 112) о состоянии здоровья, в том числе о перенесенных заболеваниях и наличии хронических (основной диагноз).
• Справки о санитарно-эпидемиологическом окружении по месту учебы и жительства (действительна в течение 3 дней), о профилактических прививках, об отсутствии кожных заболеваний.
• Справок о результатах анализов: кала на яйца глистов и соскоба на энтеробиоз.
• Копии страхового медицинского полиса.
• Копии свидетельства о рождении, а при достижении 14 лет – паспорта ребенка.
• Согласия родителей (законных представителей) на оказание ребенку неотложной медицинской помощи по форме.
• Заявление на обучение в Учебном центре АУ ВО «ВОДЦСРО «Золотой колос» по программам дополнительного образования.
• Разрешение на использование фотографий ребенка.
• Согласие родителя (законного представителя) на обработку персональных данных своих и своего ребенка.

         Прибывшие лица оформляются соответствующим приказом по учреждению «О зачислении воспитанников» в связи с началом потока (с прилагаемым списком воспитанников). Отчисление воспитанников осуществляется соответствующим приказом «Об отчислении воспитанников» в связи с окончанием потока или на основании заявления родителей (законных представителей).

         В отделение летнего оздоровительного отдыха прием детей осуществляется по путёвкам, приобретённым в Центре. На основании реализованных путёвок ведется журнал регистрации  прибытия и убытия детей. При отчислении родителям возвращается обратный талон.